Из каких разделов состоит должностная инструкция: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, РЕКВИЗИТЫ, СОДЕРЖАНИЕ

Письмо о трудовом законодательстве штата Калифорния (CELL) написано Марком И. Шикманом и Кэтлин С. Йонахара, юристами юридической фирмы Freeland Cooper & Foreman LLP. В Сан-Франциско.

Описание работы не обязательно должно учитывать все задачи, которые когда-либо могли быть выполнены, — говорит CELL. Вот самые важные составляющие хорошего описания должности.

1. Информация о заголовке. Это должно включать название должности, уровень или диапазон заработной платы, отношения отчетности (по должностям, а не отдельные лица), часы или смены, а также вероятность сверхурочной работы или работы в выходные дни.
2. Краткая цель работы. Перечислите общие обязанности и описание ключевых задач и их целей, взаимоотношений с клиентами, коллегами и другими лицами, а также результатов, ожидаемых от действующих сотрудников.
3. Квалификация. Укажите образование, опыт, подготовку и технические навыки, необходимые для поступления на эту работу.
4. Особые требования. Это должно включать любые чрезвычайные условия, применимые к работе (например, поднятие тяжестей, воздействие экстремальных температур, длительное нахождение на ногах или перемещение).
5. Должностные обязанности и ответственность. Важны только две характеристики должностной ответственности: определение задач, которые составляют от 90 до 95 процентов выполненной работы, и перечисление задач в порядке затраченного времени (или, иногда, в порядке важности).

• • Первая задача в списке должна быть самой важной или трудоемкой и т. Д.
  • Работодатели могут покрыть от 90 до 95 или более процентов большинства задач и обязанностей в нескольких утверждениях.
  • Более важно перечислить, что должно быть выполнено и выполнено, чем как, если есть несколько способов сделать это. Слишком конкретная информация о том, как выполнять обязанности, может привести к проблемам с ADA, когда сотрудник просит жилье.

Итог

Создание и поддержание должностных инструкций несложно. Фактически, иногда компании используют разработку должностных инструкций как средство открытия новых каналов общения с сотрудниками.Сотрудники хотят, чтобы их слышали, и разработка должностных инструкций — прекрасная возможность повысить вовлеченность сотрудников.

Если работодатели подходят к процессу правильно, это может быть даже весело! Вознаграждение для руководства — это полезный инструмент, который помогает принимать многие важные решения о приеме на работу и служит важным соображением при защите от административных действий и судебных исков.

Как разработать описание должности

Описание должности — это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности.В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения обзоров производительности, уточнения миссий, установления титулов и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля за приспособлением, а также в качестве инструмента для приема на работу. Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования для соблюдения нормативных требований.Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от должности.

Шаг 1. Выполните анализ задания

Этот процесс сбора, изучения и интерпретации данных о задачах задания предоставит точную информацию о задании, чтобы организация могла выполнять ее эффективно. Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

• Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
• Наблюдение за выполнением задач.
• Заставить сотрудников заполнить анкеты или рабочие листы.
• Сбор данных о вакансиях из других источников, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

Результаты должны быть задокументированы и проверены сотрудником, который в настоящее время занимает должность, и его или ее руководителем на предмет любых изменений, касающихся знаний, навыков, способностей, физических характеристик, факторов окружающей среды и полномочий / опыта должности:

• Знание — понимание совокупности информации, полученной путем опыта или изучения.
• Навык — наблюдаемая в настоящее время компетенция для выполнения усвоенной деятельности.
• Способность — способность выполнять наблюдаемое поведение или поведение, которое приводит к наблюдаемому продукту.
• Физические характеристики — физические характеристики, которые сотрудник должен иметь для выполнения своих должностных обязанностей с разумными приспособлениями или без них.
• Факторы окружающей среды — условия труда (внутри или вне офиса).
• Полномочия / опыт — минимальный уровень образования, опыта и сертификатов, приемлемый для должности.

Шаг 2: Определение основных функций

После того, как стандарт производительности для конкретной работы определен, необходимо определить основные функции должности. Это обеспечит лучшую возможность для оценки запросов на проживание в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Определение основных функций включает следующие шаги:

• Убедитесь, что задачи, входящие в рабочую функцию, действительно необходимы или являются требованием для выполнения работы.
• Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи.
• Определите последствия невыполнения функции и нанесет ли это ущерб деятельности работодателя или приведет к серьезным последствиям.
• Определите, можно ли переделать задачи или выполнить их другим способом.
• Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После определения основных функций работодатель может определить, являются ли функции важными или второстепенными.Использование термина «основная функция» должно быть частью должностной инструкции, и в нем должно быть четко указано, как человек должен выполнять эту работу. Это послужит руководством в будущем относительно того, можно ли выполнять работу с жилым помещением или без него.

Шаг 3. Упорядочивайте данные в сжатой форме

Структура должностных инструкций может варьироваться от компании к компании; однако все описания должностных обязанностей в организации должны быть стандартизированы, чтобы иметь одинаковый внешний вид.

Необходимо включить следующие темы:

• Должность — название должности.
  
• Классификация — освобождаются или не освобождаются от налогов в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  
• Уровень заработной платы / уровень / семья / диапазон — уровни вознаграждения, группы или диапазоны заработной платы, к которым относятся рабочие места одинаковой или аналогичной ценности, включая минимальные и максимальные диапазоны оплаты труда.
• Подотчетен на — название должности, которой подчиняется данное задание.
  
• Дата — дата составления или последней проверки описания должности.
• Резюме / цель — краткое изложение и общие цели работы.
• Основные функции — основные функции, включая то, как человек должен их выполнять, и частоту, с которой выполняются задачи; задачи должны быть частью служебной функции и действительно необходимы или требуются для выполнения работы.
• Компетенция — знания, навыки и способности.
• Обязанности по надзору — прямые отчеты, если таковые имеются, и уровень надзора.
• Рабочая среда — рабочая среда; температура, уровень шума внутри или снаружи или другие факторы, которые могут повлиять на условия труда человека при выполнении работы.
• Физические требования — физические требования к работе, включая сгибание, сидение, подъем и вождение.
• Тип должности и ожидаемые часы работы — полный или неполный рабочий день, типичные рабочие часы и смены, дни недели и ожидаемая сверхурочная работа.
• Путешествие — процентное время в пути, ожидаемое для позиции, где это путешествие происходит, например, локально или в определенных странах или штатах, а также то, является ли поездка ночным.
• Требуемое образование и опыт — образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Желаемое образование и опыт — предпочтительное образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
• Дополнительные квалификационные требования — дополнительные требования, такие как сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
• Заявление о плане позитивных действий / равных возможностях трудоустройства (AAP / EEO) — положение (и), в котором излагаются требования и практика федеральных подрядчиков и / или заявление о равных возможностях для работодателей.
• Прочие обязанности — заявление об отказе от ответственности, см. Шаг 4.

Шаг 4: Добавьте заявление об отказе от ответственности

Рекомендуется добавить заявление, которое указывает, что описание должности не предназначено для охвата или включения исчерпывающего перечень видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника.Обязанности, ответственность и действия могут измениться или новые могут быть назначены в любое время с уведомлением или без него.

Шаг 5: Добавьте строки подписи

Подписи являются важной частью проверки описания должности. Они показывают, что должностная инструкция была утверждена и что сотрудник понимает требования, основные функции и обязанности должности. Подписи должны включать подписи руководителя и сотрудника.

Шаг 6: Завершить

Черновик описания должности должен быть представлен высшему руководству и руководителю должности для рассмотрения и утверждения. Черновик дает возможность просмотреть, добавить или убрать любые детали до утверждения окончательного описания должности.

Окончательные описания должностных обязанностей должны храниться в надежном месте, а копии должны использоваться для объявлений о вакансиях, собеседований, запросов на размещение, обзоров компенсации и служебной аттестации. Работодатели также могут разместить их в своей внутренней сети.

Три основных содержания описания вакансии | Работа

Автор: Chron Contributor Обновлено 8 июня 2021 г.

Эффективное описание должности является прямым и подробным.Многословие и расплывчатые описания сбивают с толку соискателей, поэтому описание должно быть сосредоточено на том, что действительно актуально и важно. Описание должности состоит из трех основных частей, поэтому соискатели могут оценить, подходит ли им эта работа, а новые сотрудники могут успешно выполнять свои обязанности.

Должность

Должность — это первый элемент, который указывается в описании должности. Это сразу дает потенциальным кандидатам представление о том, подходит ли эта работа. Согласно веб-сайту The Community Tool Box, размещенному в Университете Канзаса, название должности имеет важное значение, поскольку оно кратко определяет должность и кратко объясняет, какой уровень или должность будет занимать кандидат.Эффективные названия должностей показывают, какие полномочия и ответственность будут у сотрудника внутри организации.

Особые обязанности и ответственность

Вторая часть описания должности обычно самая длинная, поскольку в ней подробно описываются конкретные должностные обязанности. Согласно Государственному университету Райта, этот раздел должен быть тщательно написан, чтобы включать все основные должностные функции. Некоторые менеджеры по найму используют маркеры для быстрого и эффективного перечисления должностных обязанностей, что нормально, если список является исчерпывающим.

Содержание должностных инструкций должно быть написано с учетом как настоящих, так и будущих целей. Обновления необходимо делать часто, чтобы соответствовать меняющимся требованиям работы. Например, обновление технологий, передовое программное обеспечение, новые требования к реструктуризации компании и изменение клиентуры влияют на обязанности, перечисленные в должностной инструкции.

Квалификация вакансии

В третьей части описания должности перечислены конкретные требования, которые должны быть выполнены, чтобы претендовать на заявленную вакансию.Указаны требования к образованию, такие как аттестат средней школы или степень бакалавра финансов. В описании должности также упоминаются практические требования для получения права на эту должность, например, два года обслуживания клиентов или продаж.

Наиболее эффективные должностные инструкции сосредоточены на квалификации, необходимой для должности, а не на теоретических качествах. Общие термины, такие как всесторонний, командный, организованный и ответственный, не помогают работодателям искать кандидатов, которые обладают определенной квалификацией, которая лучше всего подходит для работы. Сосредоточьтесь на важных профессиональных навыках, таких как веб-дизайн, бухгалтерский учет, расчет заработной платы и анализ данных.

Детали логистики

Большинство описаний должностей, особенно те, которые используются для поиска потенциальных кандидатов, включают детали логистики. Предоставляется такая информация, как когда вакансия будет доступна, сроки подачи заявок, инструкции по подаче резюме и контактная информация компании. Некоторые могут указать общий диапазон заработной платы, требования к переезду и льготы или льготы, если компания считает, что добавленная информация помогает привлечь подходящих кандидатов.В описании работы с неполной занятостью указываются требуемые дни и часы, а на преподавательских или университетских должностях указываются требуемые месяцы службы.

Должностная инструкция и спецификация

Job Analysis — это основной инструмент для сбора данных, связанных с работой. В результате процесса собираются и регистрируются два набора данных, включая описание должности и спецификацию работы. Любая вакансия не может быть заполнена до тех пор, пока менеджер по персоналу не получит эти два набора данных. Их необходимо точно определить, чтобы нужный человек поместился в нужное место и в нужное время.Это помогает как работодателю, так и сотруднику понять, что именно нужно доставить и как.

И описание должности, и спецификация должности являются важными частями информации для анализа должностей. Их четкое и точное написание помогает организации и сотрудникам справляться со многими проблемами, находясь на борту.

Хотя подготовка должностных инструкций и должностных инструкций не является юридическим требованием, они играют жизненно важную роль в достижении желаемого результата. Эти наборы данных помогают определить необходимость, ценность и объем конкретной работы.

Описание работы

Описание должности включает в себя базовые данные, связанные с должностью, которые могут быть полезны для рекламы конкретной вакансии и привлечения группы талантов. Он включает в себя такую ​​информацию, как название должности, местонахождение работы, отчетность перед сотрудниками, краткое описание работы, характер и цели работы, задачи и обязанности, которые должны быть выполнены, условия труда, машины, инструменты и оборудование, которые будут использоваться потенциальным работником, и опасности, связанные с этим.

Цель должностной инструкции

• Основная цель описания должности — сбор данных, связанных с должностью, для рекламы конкретной вакансии.Это помогает в привлечении, нацеливании, найме и выборе подходящего кандидата на подходящую работу.
• Это делается для того, чтобы определить, что необходимо выполнить при выполнении конкретной работы. В нем разъясняется, что должны делать сотрудники, если они выбраны для данной конкретной вакансии.
• Это дает персоналу по набору персонала четкое представление о том, какой кандидат требуется конкретному отделу или отделу для выполнения конкретной задачи или работы.
• Также уточняется, кто кому будет подчиняться.

Спецификация работы

Также известная как спецификация сотрудников, спецификация должности — это письменное заявление об образовательной квалификации, конкретных качествах, уровне опыта, физических, эмоциональных, технических и коммуникативных навыках, необходимых для выполнения работы, обязанностях, связанных с работой, и других необычных сенсорных требованиях. Сюда также входят общее состояние здоровья, психическое здоровье, интеллект, способности, память, суждения, лидерские качества, эмоциональные способности, адаптивность, гибкость, ценности и этика, манеры и творчество и т. Д.

Цель задания

• Описанная на основе описания должности, спецификация вакансии помогает кандидатам проанализировать, имеют ли они право подавать заявку на конкретную вакансию или нет.
• Это помогает рекрутинговой команде организации понять, какой уровень квалификации, качеств и набор характеристик должен присутствовать у кандидата, чтобы он или она соответствовали требованиям к открытию вакансии.
• Спецификация вакансии дает подробную информацию о любой работе, включая должностные обязанности, желаемые технические и физические навыки, разговорные способности и многое другое.
• Помогает выбрать наиболее подходящего кандидата на конкретную работу.

Должностная инструкция и должностная спецификация — две неотъемлемые части анализа должностей. Они полностью определяют работу и направляют как работодателя, так и сотрудника в отношении всего процесса найма и отбора. Оба набора данных чрезвычайно важны для создания правильного соответствия между работой и талантами, оценки производительности и анализа потребностей в обучении и измерения ценности конкретной работы.

Быстро изучайте концепции и навыки управления с помощью простых для понимания, богато иллюстрированных модулей для самостоятельного обучения и загружаемых презентаций PowerPoint.

Загрузите ДЕМО-презентацию прямо сейчас !.

Как член премиум-класса вы получаете доступ к просмотру полного содержания курса в Интернете и загрузке презентаций PowerPoint для более чем 200 курсов в области управления и навыков.

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

6 элементов хорошей должностной инструкции

Успешная программа обучения строится на основе четких и всеобъемлющих должностных инструкций, которые определяют ожидаемые задачи, которые должен выполнять сотрудник, и ожидаемое поведение, которое должен продемонстрировать сотрудник.

Многие организации неохотно пишут должностные инструкции из опасения, что сотрудники будут использовать этот документ как способ избежать дополнительных обязанностей или отказаться от участия в специальных проектах. На самом деле подробное описание должностных обязанностей предоставляет сотруднику важную информацию, которая позволяет ему или ей быстро адаптироваться к новой среде, четко и точно излагая ожидания в отношении выполнения задач и поведения.

Элементы хорошей должностной инструкции кратко изложены ниже.Эти шесть элементов, хотя и не исчерпывающие, являются хорошей отправной точкой:

1. Функции и обязанности задач — Четко разграничьте все служебные функции и обязанности, поскольку они связаны с выполнением служебных обязанностей. Это может включать технические аспекты должности, надзорные или управленческие обязанности (если применимо), требования к коммуникативным навыкам и опыту, а также вспомогательные функции, такие как «другие функции, которые будут сочтены необходимыми в зависимости от обстоятельств».«

2. Стандарты деятельности — Укажите стандарты производительности и качества, необходимые человеку для достижения успеха в своей новой должности.

3. Навыки, связанные с работой — Перечислите уровень навыков, знаний, опыта и способностей, требуемых для выполнения работы, включая любые технические навыки; физические требования, такие как многократные подъемы, тяги или толкания, а также физические экзамены, которые необходимо сдать перед квалификацией на эту должность; коммуникативные навыки, такие как письменные, устные и языковые требования; а также навыки межличностного общения, такие как взаимодействие с клиентами, сильные командные навыки и способность гармонично работать с разнообразным персоналом.Если работа требует навыков работы с компьютером, укажите оборудование и программное обеспечение, которое будет использовать сотрудник, и минимальный уровень навыков и / или опыта, необходимых для работы с оборудованием или программным обеспечением.

4. Объем и пределы полномочий — Обозначьте области ответственности, возложенные на каждого человека, в том числе, где обязанности могут пересекаться и кто в конечном итоге несет ответственность за готовый продукт или услугу. Кроме того, конкретно опишите уровень власти этого человека над другими людьми, функцией или продуктом.

5. Ожидания руководства — Невозможно получить результаты, если вы их не изложите. Они должны включать ожидания относительно доступности, такие как сверхурочные, ночи, выходные, праздничные дни и т. Д .; гибкость в планировании выходных дней; ограничения на время отпуска; политика и ответственность за опоздания и прогулы; и ожидаемое поведение сотрудников в отношении взаимодействия с коллегами, клиентами, поставщиками, менеджерами и другими.

6. Взаимоотношения — Уточните структуру отчетности для каждого отдела или подразделения, указав, кому подчиняется или кто подчиняется, если применимо. Также, если требуются командные или групповые проекты, приведите пример.

Независимо от того, предоставляете ли вы описание должности потенциальному сотруднику во время процесса подачи заявки до собеседования или представляете его во время собеседования, у сотрудника должно быть достаточно времени, чтобы изучить и подумать о требованиях к должности, которые он или она должны будут выполнять. .Предпочтительный метод — предоставить описание должности вместе с приложением. Это дает кандидату достаточно времени, чтобы сформулировать вопросы, которые он или она может захотеть задать во время собеседования.

Самое главное, как только вы сделали предложение о работе, попросите нового сотрудника подписать описание должности. Это позволяет вам привлекать сотрудника к ответственности за выполнение всех аспектов работы и избегать сценария «этого не было в моей должностной инструкции». Если вы в конечном итоге нанимаете человека, подписанная должностная инструкция помещается в его или ее личное дело.

8 компонентов эффективного описания должности

Объявление о вакансии должно четко отображать моментальный снимок имеющейся должности и побуждать целевых кандидатов подавать заявки, предоставляя необходимую информацию. Вот 8 компонентов эффективного описания должности, чтобы привлечь более квалифицированных соискателей на доступные должности.

При создании должности название должно точно отражать уровень опыта и обязанности, которые будет выполнять сотрудник. Название должно быть достаточно стандартным, чтобы соискатели могли найти его в поиске. Стандартизация также полезна для сравнения позиций паритета в компенсации и ответственности.

2.

После того, как название должности определено, напишите описание должности из 1–3 предложений, подчеркнув, как должность приносит пользу вашей организации.Это должно резюмировать наиболее важные аспекты работы. Подробности будут описаны в следующем разделе «Основные обязанности». Для некоторых примеров Monster предоставляет примеров должностных инструкций по должностям.

3.

Определите 5-15 основных обязанностей, которые сотрудник будет выполнять. Они должны быть краткими в формате маркера, и каждая обязанность должна начинаться с глагола действия в настоящем времени. Если вам нужны идеи глаголов, просмотрите этот список из замечательных глаголов действия .В каждом пункте следует указать действия, которые необходимо предпринять, с указанием цели их выполнения.

4.

Этот раздел включает в себя уровень образования, годы опыта, технические навыки и требования к сертификации. Этот раздел важен для эффективной фильтрации неквалифицированных соискателей. Обязательные навыки и квалификация должны быть четко отделены от предпочтительных. Если кандидаты абсолютно должны иметь учетные данные, чтобы их рассматривали, объясните, насколько они важны для профессиональных качеств.

5.

Важно указать подробные сведения о том, перед кем будет подчиняться сотрудник и в какое место в иерархии организации он попадет. Если работа ориентирована на команду, объясните, с кем сотрудник будет взаимодействовать на регулярной основе. Это помогает кандидатам понять линии полномочий и рабочие отношения, определенные в должности.

6.

Будьте прозрачны в отношении статуса должности, не освобожденной от уплаты налогов.Если это должность по контракту, укажите, является ли она временной или по контракту с наймом, и определите продолжительность занятости. Включите подробную информацию о том, где находится эта должность. Если должность требует командировок, укажите процент от суммы требуемых командировок (например,

7.

Кандидаты должны иметь краткую информацию о нанимающей компании, чтобы они понимали культуру и ландшафт компании. Включите информацию о корпоративной ценности, цели, географическое присутствие и рабочая среда.

8.

Предоставьте контактную информацию в случае, если у заявителей есть вопросы или технические трудности при подаче заявки.

Описание работы на основе компетенций: Управление персоналом

Описание работы на основе компетенций

Описание должности служит нескольким целям:

• Предоставляет важную информацию для назначения соответствующего уровня заработной платы, должности и / или названия должности,
• Помогает в подборе персонала для проверки и собеседования,
• Определяет основные функции работы на основе профессиональных качеств, а
• Предоставляет сотрудникам представление об основных подотчетностях, обязанностях и ответственности, которые они должны выполнять.

Компетенции — это знания, навыки, способности, личные характеристики и другие «рабочие» факторы, которые помогают отличить превосходную производительность от средней производительности при определенных обстоятельствах. Компетенции определены, чтобы четко определить основные функции работы.

Что включено

Есть три типа компетенций, которые могут быть включены в описание должности. Они описывают навыки, знания и поведение, необходимые для выполнения работы.

• Навыки

  Способности, необходимые для выполнения должностных обязанностей, такие как владение программным обеспечением и компьютером, навыки межличностного общения, бухгалтерские навыки или определенные лабораторные методы.

• Знания

  Области специальности или опыта; например, медсестринское дело, финансы, трудовое право или история.

• Поведение

  Характеристики, которые сотрудник должен отображать в работе; например, инициативность, коллегиальность, находчивость или профессионализм.

Знания, навыки и поведение, необходимые для достижения успеха в работе, можно отнести к двум основным категориям компетенций: «общие / организационные» или «конкретные / индивидуальные». Хорошее описание должности включает оба вида.

• Общие / Организационные

  Эти компетенции должны быть продемонстрированы каждым в конкретной организации. Примеры в Northwestern:

  • Качество / соответствие: Достижение стандарта качества в наших рабочих процессах и результатах, соблюдение политик университета и всех нормативных требований
  • Ориентация на клиента: Стремление к максимальной удовлетворенности клиентов, изо всех сил стараемся быть полезными и приятными, максимально упрощая работу с клиентом, а не с нашим отделом или университетом
  • Коммуникация: Уравновешивание аудирования и разговора, четкая и точная речь и письмо, влияние на других, информирование других
  • Коллегиальность: Быть полезным, уважительным, доступным и ориентированным на коллектив, построением прочных рабочих отношений и позитивной рабочей атмосферы
  • Инициатива: Взять на себя ответственность за нашу работу, делать то, что необходимо, без просьбы, следуя через
  • Эффективность: Перспективное планирование, грамотное управление временем, своевременность, экономия, размышления о лучших способах выполнения работы
  • Coachability: Быть восприимчивым к обратной связи, готовым учиться, стремлением к постоянному совершенствованию
  • Управление людьми (для тех, у кого есть прямые подчиненные) : Установление четких ожиданий, анализ прогресса, предоставление отзывов и рекомендаций, привлечение людей к ответственности

• Особый / Индивидуальный

  Эти компетенции должны быть продемонстрированы людьми, выполняющими определенную работу.Примеры включают компьютерные приложения и чувствительность к срокам (для не освобожденной работы) или стратегическое планирование и ориентацию на результат (для освобожденной работы). Вы должны идентифицировать и определять эти виды профессиональных качеств для каждой работы, которую вы курируете.

Описание должности также содержит следующие конкретные элементы:

• Обязанности и ответственность представителя, а также ответственность
• Отношения отчетности внутри организации,
• Образование, лицензии, сертификаты или другая необходимая квалификация для работы,
• Специальные навыки, необходимые для выполнения работы, и
• Опыт работы, необходимый для эффективной работы.

Стандартный формат

Северо-Западный университет принял стандартный формат должностных инструкций. В описание включены следующие разделы:

• Информация о вакансии , которая включает официальное название должности в университете, а также название должности в отделе, название отдела, название должности, к которой относится описываемая вакансия, и названия должностей, за которыми ведется курирование, если применимо.
• Объем , предоставляющий информацию о финансовых и руководящих должностях, а также обязанностях преподавателей и студентов.
• Краткое описание работы , состоящее из одного или двух кратких предложений, в которых кратко излагается основная цель работы.
• Основные обязанности , содержащий список основных задач и обязанностей, которые, как ожидается, будет выполнять эта работа, а также конечные результаты, которые должны быть достигнуты.
• Минимальная квалификация , содержащий список опыта, образования и сертификатов, необходимых для работника, выполняющего работу.
• Минимальные компетенции , состоящие из списка тех навыков, знаний и поведения, которые необходимы для выполнения работы.
• Предпочтительные квалификации , содержащие список опыта, образования и сертификации, предпочтительные для сотрудника, выполняющего эту работу.
• Предпочтительные компетенции , состоящий из списка тех навыков, знаний и поведения, которые предпочитает сотрудник, выполняющий работу.

Как продолжить

Как правило, проще всего начать с перечисления основных задач, которые должна выполнять работа, и ответить на вопрос «что я хочу, чтобы эта работа делала?» Краткими, основанными на фактах заявлениями.Затем эти элементы становятся списком для раздела Описание основных подотчетностей . При составлении списка каждая задача должна начинаться с глагола действия, имеющего конкретную природу. Например, задача, описанная как «помощь с маркетинговыми материалами и брошюрами», слишком расплывчата, чтобы представлять ценность. Скорее, такое утверждение, как «редактирование копий, представленных преподавателями и персоналом для маркетинговых брошюр и информационных бюллетеней, использование программного обеспечения для настольных издательских систем для форматирования копии, выбор и добавление соответствующей графики», дает гораздо более четкое представление о том, какая помощь ожидается от работы.Он также определяет необходимые навыки и квалификацию, которые будут перечислены позже. Кроме того, важно определить конечные результаты, которые будут достигнуты при выполнении поставленных задач. Например, такое описание, как «редактирование копий, представленных преподавателями и персоналом для маркетинговых брошюр и информационных бюллетеней … с целью обеспечения точности и соответствия материалов», предоставляет информацию о выполняемых обязанностях, а также о достигнутых конечных результатах.

Если на должности предусмотрены обязанности руководителя или ведущего работника, необходимо включить объем полномочий должности по найму, дисциплинированию и рекомендации увольнения подчиненных, а также по назначению работы, обучению и оценке работы этих подчиненных.Каждая обязанность или ответственность должны также включать процент времени, потраченного на эту деятельность, с назначенным процентом в сумме 100%.

Последней обязанностью в этом разделе должны быть «прочие назначенные обязанности». Это гарантирует, что документ представляет собой более полное описание должностных обязанностей и не интерпретируется более предписывающим образом. Невозможно окончательно определить каждую задачу, и время от времени могут потребоваться некоторые изменения в назначении задач. Включение этого утверждения исключает необходимость изменения описания должности при возникновении этих изменений.

Буква «E» должна использоваться для обозначения основных функций работы. Чтобы сделать это определение, подумайте, должна ли каждая должностная обязанность оставаться на этой должности, или, если возникнет необходимость, эта обязанность может быть перенесена на другую работу. Функции, которые являются неотъемлемой частью работы или требуют уникальных навыков, скорее всего, будут считаться важными.

Рассмотрите Объем работы после того, как были написаны основные обязанности. Эти вопросы помогают описать степень ответственности, которую несет работа в трех важных сферах: надзор, финансы и бюджет, а также взаимодействие студентов и преподавателей.Если у должности есть обязанности в какой-либо из этих областей, важно еще раз вернуться к разделу Основная ответственность , чтобы обеспечить предоставление конкретных подробностей об областях охвата.

Минимальная квалификация определяется тем, что требуется для выполнения обязанностей и ответственности. Важно указать все необходимые степени, сертификаты, лицензии и многолетний опыт работы, необходимые для выполнения работы.

Минимальные компетенции , такие как Знания , Навыки и Поведение , определяются путем определения тех навыков, которые должны присутствовать для успеха в работе (см. Стр. 1-2 этого документа для описания компетенции).

Предпочтительная квалификация определяется тем, что предпочтительно для выполнения обязанностей и ответственности. Они не важны для работы, но могут повысить способность кандидата выполнять работу.

Предпочтительные компетенции , такие как Знания , Навыки и Поведение — это те способности, которые также улучшают выполнение работы (описание компетенций см. На стр. 1-2 этого документа).

На этом этапе можно написать сводку задания . Это резюме не предназначено для повторения обязанностей, ответственности и квалификации для работы. Это, скорее, краткое изложение, рассказывающее читателю, почему эта работа существует. На самом деле, самый простой способ написать это часто — просто ответить на вопрос «Почему существует эта работа?». Чтобы проиллюстрировать: «Эта работа выполняет редакционные, макетные и графические работы с широким спектром брошюр, информационных бюллетеней, плакатов и т. Д. и другие маркетинговые материалы, предназначенные для студентов и выпускников », резюмирует основную цель работы, не вдаваясь в конкретные обязанности и квалификацию.

Наконец, хотя часто уже решается, какое место занимает эта работа в организации, сейчас самое время проверить, правильно ли это решение, теперь, когда работа была описана. Это также хорошее время, чтобы еще раз взглянуть на вакансии, подчиняющиеся этой работе, чтобы увидеть, имеют ли эти отношения смысл.

На этом этапе информация о задании может быть завершена. Предлагаемое название должности может быть введено и рассмотрено на предмет наилучшего соответствия консультанту по кадрам и, при необходимости, отделу вознаграждения кадровых ресурсов.По возможности следует использовать существующие общие названия для обеспечения согласованности оценок должностей, других сравнений по всему университету и для целей внешнего обследования заработной платы. Если используется общий заголовок, школа или факультет могут при желании использовать более конкретный заголовок для внутренних целей.